How to Look Up AEI Codes on DAFF and Verify Treatment Providers for Australia

To verify and select compliant treatment providers for Australia, businesses should access DAFF's official list of Treatment Providers, filter for Vietnam, and search by legal name or AEI code. It is essential to cross-check their current status, registered treatment methods, and certificate details. While a valid AEI code is a critical prerequisite, businesses must still verify full import conditions on BICON for each specific consignment.

What is an AEI Code and Its Role in Export Shipments to Australia?

In Australia's international trade administration, plant biosecurity regulations are directly overseen by the Australian Department of Agriculture, Fisheries and Forestry (DAFF). To manage the competency of offshore service providers, DAFF operates specialized registration schemes.

Distinguishing Between the AFAS Scheme and the AEI Code

Many businesses often confuse the two concepts of AFAS and AEI:

• AFAS (Australian Fumigation Accreditation Scheme): This is a program established by the Australian Department of Agriculture, Fisheries and Forestry (DAFF) to manage the competency, technical standards, and compliance of treatment providers conducting fumigation of goods outside Australia.
• AEI (Australian Entity Identifier): A unique identifier assigned by the Department of Agriculture, Fisheries and Forestry (DAFF) to each treatment provider after registration and fulfilment of the requirements of the relevant scheme, such as AFAS or BMSB-AusTreat.

The AEI displayed on the Certificate of Fumigation enables the Australian biosecurity system to accurately identify the treatment provider that carried out the treatment for the consignment.

Risks of Using a Treatment Provider That Has Not Been Approved

If a treatment provider is placed by DAFF in a non-compliant status, such as Under review or Suspended, the treatment certificate issued by that provider may not be accepted at the time of assessment.

This incident may result in the consignment, including containers that are still in transit, being directed by DAFF for inspection or subject to additional biosecurity measures at Australian ports. This can increase container storage charges at the port (Demurrage) and container detention charges (Detention), while also affecting the delivery schedule to the consignee.

4-Step Guide to Checking an AEI on the DAFF Portal

Businesses can independently check an AEI online using the Australian Government’s publicly available database before entering into a treatment service agreement.

Step 1: Access the DAFF Biosecurity Portal

Businesses can access the official website of the Australian Government Department of Agriculture, Fisheries and Forestry (DAFF) at agriculture.gov.au.

Note: The interface and website structure of the DAFF website may be updated over time. Businesses should search directly for the term “List of treatment providers” using the website’s search bar.

Step 2: Find the “List of Treatment Providers” tool

Within the pre-border treatment services section, businesses can access the List of Treatment Providers tool. DAFF now operates a centralised database for managing registered treatment providers, rather than maintaining separate lists as it did previously.

Step 3: Select Vietnam and Search

In the lookup tool interface:

1. Country: Select Vietnam.
2. Search/AEI: Enter the treatment provider’s registered business name in English or enter the AEI directly.
3. Click Search to retrieve the relevant record.

Step 4: Review and Verify the Search Results

Hệ thống sẽ hiển thị bảng thông tin chi tiết. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ các trường dữ liệu: Tên pháp lý doanh nghiệp, Mã AEI, Phương pháp/Chương trình được đăng ký (như MB, HT, BMSB) và cột Status (Trạng thái).

Bảng giải mã các trạng thái của đơn vị xử lý trên portal DAFF

Trạng thái trên hệ thống cho biết đơn vị hiện có được DAFF chấp nhận thực hiện phương pháp xử lý đã đăng ký hay không. Doanh nghiệp cần nắm rõ cách hiểu an toàn đối với từng trạng thái:

Mã AEI hợp lệ đã đủ để đảm bảo điều kiện thông quan chưa?

Mã AEI ở trạng thái Approved là một điều kiện quan trọng, nhưng không đủ để xác định toàn bộ lô hàng đáp ứng điều kiện nhập khẩu. Để một lô hàng đáp ứng đầy đủ điều kiện nhập khẩu vào Úc, doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với đơn vị khử trùng đi Úc có chuyên môn để đảm bảo các yếu tố:

1. Tuân thủ đúng điều kiện BICON: Chủng loại hàng, thành phần, mục đích sử dụng, xuất xứ và điều kiện đóng gói phải được đối chiếu với case BICON phù hợp. Mã HS có thể được sử dụng như thông tin hỗ trợ nhưng không nên là căn cứ duy nhất.
2. Thực hiện đúng phương án xử lý: Sử dụng đúng loại thuốc khử trùng được phép (như Methyl Bromide đối với container xuất khẩu theo AFAS tại Việt Nam), bảo đảm liều lượng và thời gian ủ thuốc theo quy chuẩn.
3. Tính chính xác của hồ sơ: Thông tin số container, số seal, ngày xử lý và ngày xếp hàng lên tàu phải trùng khớp tuyệt đối giữa vận đơn (B/L), Packing List và chứng thư khử trùng.
4. Không phát sinh dịch hại còn sống: Hàng hóa và bao bì không chứa đất cát, tàn dư thực vật hoặc dịch hại còn sống tại thời điểm sĩ quan an toàn sinh học kiểm tra thực địa.

Tiêu chí hỗ trợ đánh giá đơn vị khử trùng đi Úc uy tín

Bên cạnh việc tra cứu trạng thái AEI trên website DAFF, doanh nghiệp có thể thiết lập các tiêu chí kỹ thuật thực tế để chọn lựa đối tác xử lý phù hợp.

Am hiểu quy trình AFAS và chương trình BMSB-AusTreat

Đơn vị dịch vụ phải có đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo và cấp chứng chỉ AFAS. Kỹ thuật viên am hiểu nghiệp vụ kiểm tra độ kín container, bố trí hệ thống dây đo và tính toán định lượng thuốc khử trùng Methyl Bromide theo nhiệt độ môi trường.

Trong mùa cao điểm kiểm soát Bọ xít nâu – BMSB (từ ngày 01/09 đến 30/04 hằng năm), đơn vị xử lý cần đáp ứng đầy đủ điều kiện kỹ thuật của chương trình BMSB-AusTreat để xử lý cho các nhóm hàng rủi ro cao.

Trang thiết bị kỹ thuật

Công tác xử lý đòi hỏi phải có đầy đủ vật tư, thiết bị như: thiết bị hóa hơi thuốc khử trùng, máy đo nồng độ chuyên dụng , thiết bị kiểm tra an toàn,… Hiệu quả của phương án vẫn cần được kiểm soát thông qua đo và giám sát nhằm đảm bảo nồng độ bằng hoặc trên chuẩn .

Doanh nghiệp nên làm gì khi trạng thái của đơn vị xử lý có sự thay đổi?

Trạng thái của đơn vị xử lý trên portal DAFF có thể thay đổi tùy thuộc vào kết quả đánh giá định kỳ của cơ quan quản lý. Doanh nghiệp cần linh hoạt ứng phó theo từng giai đoạn của lô hàng:

• Đối với lô hàng chưa đóng/chưa xếp tàu: Khi đơn vị bị DAFF chuyển sang trạng thái Under review hoặc Suspended, chứng thư xử lý của đơn vị đó sẽ không được chấp nhận kể từ ngày trạng thái thay đổi, kể cả chứng thư được cấp trước hoặc sau thời điểm này. Các lô hàng đang vận chuyển cũng có thể bị DAFF chỉ định biện pháp quản lý bổ sung khi đến Úc.
• Đối với lô hàng đang vận chuyển hoặc đã cập cảng Úc: Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ với nhà nhập khẩu để theo dõi thông báo từ DAFF. Chuẩn bị sẵn nhật ký tác nghiệp hiện trường, bản ghi đo nồng độ và hồ sơ chứng từ liên quan để giải trình hoặc thực hiện biện pháp khắc phục theo chỉ dẫn của sĩ quan an toàn sinh học.

Lưu ý: Với đơn vị xử lý có nhiều chi nhánh, DAFF cấp và quản lý mã AEI riêng cho từng khu vực hoặc chi nhánh tác nghiệp. Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác mã AEI của đúng pháp nhân hoặc chi nhánh trực tiếp thực hiện xử lý cho lô hàng, nhằm bảo đảm trạng thái hoạt động (Approved) còn hiệu lực tại thời điểm khử trùng.

Các câu hỏi thường gặp về mã AEI và kiểm dịch Úc

Mã AEI khác gì so với mã số ISPM 15?

Mã AEI là mã định danh do Bộ Nông nghiệp Úc (DAFF) cấp cho đơn vị xử lý tham gia các chương trình như AFAS hoặc BMSB-AusTreat. Trong khi đó, mã ISPM 15 sẽ do cơ quan bảo vệ thực vật có thẩm quyền tại Việt Nam quản lý và được thể hiện trên dấu IPPC của cơ sở xử lý hoặc sản xuất bao bì gỗ.

Khử trùng container xuất khẩu đi Úc tại Việt Nam dùng loại thuốc nào?

Theo quy chuẩn kỹ thuật AFAS áp dụng cho container xuất khẩu từ Việt Nam, phương pháp được chấp nhận hiện nay là xông hơi bằng thuốc khử trùng Methyl Bromide (MB).

Chứng thư AFAS có thời hạn hiệu lực bao lâu?

Thông thường, chứng thư AFAS quy định khoảng thời gian tối đa là 21 ngày tính từ ngày kết thúc khử trùng cho đến ngày hàng hóa chính thức được xếp lên tàu. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể quy định BICON áp dụng cho từng chủng loại hàng.